حساب‌های معین عضوی جدا نشدنی از حسابداری هستند. به طور کلی حساب معین به حسابی گفته می‌شود که حساب‌های کل را به بخش‌های کوچک‌تر و کاربردی‌تر تقسیم می‌کند. حساب معین به دسته‌های مختلفی تقسیم می‌شود و کاربردهای بسیاری دارد که در ادامه به آن‌ها خواهیم پرداخت.
حساب معین چیست؟
به طور کلی حساب‌ها در علم حسابداری به سه دسته کل، معین و تفضیلی تقسیم‌بندی می‌شوند. در این میان حساب‌های معین و تفضیلی کاربرد بیش‌تری دارند. بگذارید تا با یک مثال شروع کنیم. حساب‌هایی مانند بدهکاران و بستانکاران بدون اینکه زیرشاخه‌ای از آن‌ها مشخص باشد حساب کل نامیده می‌شوند. این مثال درباره اسناد دریافتنی و پرداختنی، اموال و اثاثیه و جاری کارمندان نیز صدق می‌کند. حال اگر بخواهیم این موارد را دسته دسته بررسی کنیم باید به شکل زیر توضیح دهیم:
بدهکاران/بستانکاران
فرض کنید در شرکتی کار می‌کنید که چند فعالیت را به صورت همزمان با هم انجام می‌دهد. در سیستم حسابداری این شرکت بدهکاران و بستانکاران حساب کل محسوب شده و سرفصل‌هایی مانند بدهکاران غیرتجاری، بدهکاران کارخانه و بدهکاران بازرگانی در سرفصل حساب‌های معین دسته بندی می‌شوند. اگر بخواهیم ریزتر به بدهکاران کارخانه نگاه کنیم از حساب تفضیلی نام می‌بریم. به طور مثال بدهکاران غیر تجاری شامل بدهکاران مواد اولیه و بدهکاران کالای تولید شده هستند که این دسته‌بندی ریزتر، حساب تفضیلی نامیده می‌شود.
اسناد دریافتنی/پرداختنی
در فرآیندهای مالی روزمره شرکت‌ها، اسناد دریافتنی و پرداختنی مهم‌ترین نوع حساب کل به شمار می‌آیند. با توجه به مثال بدهکاران/ بستانکاران این اسناد را به اینگونه معین و تفضیلی می‌کنیم: اسناد دریافتنی حساب کل، اسناد دریافتنی کارخانه یا بازرگانی معین و اسناد دریافتنی برای مشتریان اهواز حساب تفضیلی محسوب می‌شوند.
اموال و اثاثیه
اگر در نرم‌افزار تولید مشغول به ثبت سند هستید برای اثاثیه واحد تولیدی یک حساب کل ایجاد کرده و در بخش معین از سرفصل‌هایی همچون اموال و دارایی نامشهود و مشهود استفاده می‌کنید. در حساب‌های تفضیلی نیز اموال نامشهود بخش مدیا یا آی‌تی را مورد استفاده قرار می‌دهید. نکته‌ای درباره اموال مشهود و نامشهود برای شما مثال بزنیم:
اموال و دارایی نامشهود
در یک نرم‌افزار مالی و حسابداری یکپارچه و یکدست باید اموال و دارایی به صورت مشهود یا نامشهود لحاظ شوند. فرض کنید اموالی دارید که وجود فیزیکی ندارند. مثلاً وبسایت مجموعه یا مدل درآمدی کسب و کار (برای اطلاعات بیش‌تر در زمینه نرم افزار مدل‌سازی فرآیند روی لینک کلیک کنید.) مثال‌های آورده شده همگی جزو دارایی‌های شرکت هستند درحالی که به صورت فیزیکی نیستند و به عبارتی وجود خارجی ندارند. این دسته از اموال و دارایی در دسته حساب‌های معین قرار می‌گیرند.
اموال و دارایی مشهود
دارایی‌هایی از جمله کامپیوتر، میز دفتر، سرور و دیگر اقلام فیزیکی که در اختیار و مالکیت مجموعه شما قرار دارند اموال و دارایی‌های مشهود نام‌گذاری شده‌اند. این اموال نیز در دسته حساب‌های معین جای می‌گیرند که برای حساب تفضیلی آن‌ها از سرفصل‌هایی مانند اموال و دارایی دفتر مدیریت، اموال و دارایی آشپزخانه استفاده می‌کنیم.
جاری کارمندان
جاری کارمندان همان‌گونه که از اسم آن پیداست تمامی امور مربوط به کارمندان را در بر می‌گیرد. در صورتی که این سرفصل در حساب‌های معین شما قرار داشته باشد حساب تفضیلی ایجاد می‌شود که نام کارمندان تک به تک در زیرشاخه آن قرار خواهد گرفت. البته شایان ذکر است که هر شرکتی کدینگ حسابداری خاص خود را دارد و دیده شده که در برخی از شرکت‌ها جاری کارمندان را حساب کل گرفته‌اند. اینگونه کدها باید با نظارت مستقیم مدیرمالی مربوطه و مدیریت مجموعه کدگذاری شود.
چکیده
در مقاله‌ای که خواندید از کلیت مفهوم حساب‌های معین نام بردیم و بیان کردیم که چگونه این حساب‌ها به سرفصل‌های ریزتری مانند حساب‌های تفضیلی تبدیل می‌شوند. سپس مثال‌هایی درباره حساب‌های کل و معین و تفضیلی بدهکاران/بستانکاران برای شرکت‌های چندمنظوره گفتیم.
در ادامه حساب‌های دریافتنی/پرداختنی را تشریح کردیم و دارایی‌های نامشهود و مشهود را با ذکر مثال توضیح دادیم. از موضوع دارایی‌ها و اموالی که وجود خارجی یا فیزیکی ندارند اما در عین حال دارایی قلمداد می‌شوند صحبت به میان آوردیم و در نهایت نیز جاری کارکنان را مرور کردیم و شیوه معین و تفضیلی کردن آن‌ها را با ذکر مثال توضیح دادیم. با دیگر مقالات حسابداری ما همراه باشید.