خزانه داری به تمام فعالیت‌های مربوط به خزانه و امور مالی اعم از وجوه نقد، اسناد دریافتنی و پرداختنی و سفته‌ها اطلاق می‌شود. این اعمال توسط حسابدار خزانه به انجام می‌رسد. مقاله سوالات متداول خزانه داری به مهم‌ترین سوالاتی که در این باره پیش می‌آید جواب می‌دهد و سعی دارد هرگونه ابهام در این زمینه را برای خوانندگان برطرف کند.
پاسخ به سوالات متداول خزانه داری
حداکثر چند منبع مالی می‌توانیم ایجاد کنیم؟
این موضوع کاملاً بستگی به سیستم خزانه داری شما دارد. در صورتی که از نرم‌افزارهای معتبر استفاده کنید به احتمال زیاد محدودیتی در ایجاد منابع مالی ندارید. به طور مثال شما قادر هستید چندین بانک و چندین صندوق برای استفاده‌های مختلف خود ایجاد کرده و بنا به نیازهای مختلف خود از میان این منابع گزینش داشته باشید.
چگونه باید چک را در نرم‌افزار خزانه داری ثبت کنیم؟
همانطور که می‌دانید علاوه بر نسخه فیزیکی و کاغذی چک حتماً باید آن را در سیستم خزانه داری نیز ذخیره کنید. برای این کار نیاز است که به بخش امورمالی در سیستم خود مراجعه کنید. محل قرارگیری این پنجره در سیستم‌های مالی متفاوت است. اما معمولاً بخشی به نام امور مالی یا سند مالی اتوماتیک وجود دارد که با کلیک بر روی آن و انتخاب بخش دریافت/پرداخت از طرف حساب و انتخاب بخش چک‌ها قادر به ثبت چک‌ها خواهید بود.
به یاد داشته باشید که تمام مقادیر این پنجره اعم از کد شعبه و شماره حساب، به طور دقیق وارد گردد. چرا که در صورت مفقود شدن چک قادر خواهید بود به سهولت تمام چک‌ها را بیابید.
چگونه باید تنخواه‌گردان‌ها را به روز نگه داریم؟
در خزانه داری باید حساب تنخواه‌گردان‌ها همیشه به روز باشد، بنابراین باید دقیق باشید. سعی شود به جای استفاده از وجه نقد از حساب بانکی برای تنخواه استفاده کنید. این بدین معناست که حساب بانکی خاصی صرفاً برای تنخواه درست شود و هر دوره که لازم می‌دانید مبلغی را در این حساب شارژ کنید. اینگونه با گرفتن پرینت بانکی خیلی راحت‌تر قادر به مغایرت‌گیری خواهید بود. در صورتی که پیگیری وجه نقد، خطای بیش‌تری را به همراه دارد.
چگونه از تنخواه‌گردان گزارش بخواهیم؟
یکی از امور مهم در خزانه داری، مغایرت‌گیری می‌باشد. برای مغایرت‌گیری از بانک تنخواه‌گردان شما باید گزارش کاملی از خرج‌هایی که کرده است به شما ارائه دهد. پیشنهاد می‌کنیم که این گزارشات در اکسل وارد بشود و برای هر ماه یک شیت یا صفحه ایجاد شود.
جدولی که تنخواه‌گردان ایجاد می‌کند باید تمیز و قابل ردیابی باشد. هر پرداختی که انجام می‌دهد با ذکر دقیق تاریخ و مبلغ در یک سطر از جدول قرار می‌گیرد و به همراه آن اسناد مثبته به بخش مدیریت ارائه خواهد شد. به طور مثال تنخواه‌گردان شما برای صبحانه شرکت پنیر خریداری کرده است برای ثبت این هزینه در اکسل خود باید تاریخ و مبلغ و شرح خرید را وارد کند و فاکتور یا فیش پرداخت از دستگاه پوز را ثبت کند. هر زمان که حسابداری پیگیری تنخواه را درخواست کرد با وجود اسناد مثبته فایل اکسل و فاکتورها را به طور فیزیکی تحویل حسابدار می‌دهد.
چگونه به بهترین روش بایگانی انجام دهیم؟
بایگانی سندیت و هویت هر شرکت می‌باشد. شرکتی که بایگانی فیزیکی نداشته باشد در واقع هیچ سندی برای اثبات اسناد مالی ثبت شده ندارد. بایگانی در بخش خزانه داری مانند سایر بخش‌های مالی بسیار مهم و حتما به آن توجه شود. برای اینکه عمل بایگانی را بهتر انجام دهیم چند پیشنهاد برای شما داریم. به ادامه بحث توجه کنید.
توصیه ما پرینت گرفتن از تمام اسنادی هست که در سیستم وارد می‌شود. تصور کنید برای سرور مشکلی پیش بیاید و تمام سندهای چند روز گذشته شما از بین برود. اگر سندهای خود را پرینت گرفته باشید و اسناد مثبته را ضمیمه آن کرده باشید به راحتی قادر خواهید بود آن‌ها را دوباره در سیستم ثبت کنید یا در صورت نیاز آن‌ها را به مدیریت ارائه دهید.
حتماً برگه‌های مربوط به اسناد مالی، ضمیمه پرینت گردد. ممکن هست چکی را به حساب خوابانده و از بانک فیش دریافت کرده باشید یا چکی را به بستانکار خود پرداخت کرده‌اید. در هر دو صورت حتما فیش یا کپی چک را ضمیمه سند پرینت گرفته شده کنید. این کار پیگیری‌های آتی را ساده‌تر می‌کند.
به ترتیب شماره سند بایگانی گردد نه به ترتیب تاریخ! دلیل این امر آن است که در یک روز مثلاً اول فروردین شما ۱۰۰ سند را به ثبت می‌رسانید. در تاریخ ۴ مرداد نیاز به سندی دارید که اول فروردین ثبت شده است. اگر سندها به ترتیب تاریخ بایگانی شده باشند مجبور خواهید بود میان ۱۰۰ سند دنبال سند مورد نظر بگردید. اما اگر به ترتیب شماره سندی که سیستم به شما می‌دهد بایگانی را انجام دهید برای پیداکردن آن کافیست شماره را از روی سیستم یادداشت کرده و در بایگانی‌ها به سرعت آن را بیابید.
چکیده
در مقاله‌ای که به شما خوانندگان عزیز ارائه شد سعی داشتیم که سوالات متداول خزانه داری را به روشی جامع و در عین حال دقیق توضیح دهیم. در ابتدای مطلب درباره ثبت در نرم‌افزار صحبت کردیم و در ادامه به ترتیب درباره تنخواه‌گردانی و بایگانی اسناد سخن گفتیم. برای پرسش و پاسخ‌های بیش‌تر با دیگر مطالب ما همراه باشید.