وقتی که نام ثروت به گوش می‌رسد اغلب افراد به فکر وجه نقد و چک‌هایی که در گاو صندوق دارند می‌افتند. اما باید بدانید که دارایی‌های ثابت شرکت شما به احتمال زیاد ثروت بیش‌تری را نسبت به وجوه نقد شما شامل خواهند شد. دارایی ثابت به نوعی از دارایی گفته می‌شود که در طول دوره حسابداری به اتمام نمی‌رسند مثلا اگر دستگاه تلفنی را به نام شرکت خود خریداری کرده‌اید به احتمال زیاد قصد ندارید که به این زودی‌ها آن را به فروش برسانید. دستگاه تلفن شما دارایی ثابت به شمار می‌رود. سیستم دارایی ثابت، نگهداری از این دارایی‌ها را برای شما آسان کرده است. در ادامه درباره مزیت‌ها و ویژگی‌های این سیستم صحبت خواهیم کرد.
سیستم دارایی ثابت چه کارهایی برای ما انجام می‌دهد؟
همانطور که در فوق به توضیح دارایی ثابت اشاره کردیم حالا می‌خواهیم بگوییم که سیستم‌های حسابداری تا چه اندازه می‌توانند کار ما را در حسابداری آسان‌تر کنند. مواردی که در ادامه می‌آورید بخشی از ده‌ها ویژگی این نوع سیستم‌ها هستند.
محاسبه استهلاک
هر دارایی اعم از ثابت یا غیر ثابت بلاخره روزی از ارزشش کم می‌شود. برای اینکه بتوانیم میزان سرمایه‌ای که در دارایی ثابت خوابانده‌ایم را به روز و دقیق محاسبه کنیم باید قادر باشیم که در هر دوره مالی استهلاک دارایی‌های خود را محاسبه کنیم. یکی از روش‌های محاسبه استهلاک روش خط مستقیم نام دارد.
در این روش ما برای محاسبه استهلاک میزان معین کاهنده‌ای را برای هر دارایی در نظر می‌گیریم و در طول قسط‌های معین همان مقدار را از ارزش دارایی کم می‌کنیم. به بیانی دیگر ما عمر مفید دارایی را در نظر می‌گیریم و این عمر مفید را بر بهای تمام شده دارایی تقسیم می‌کنیم. عددی که به دست می‌آید استهلاک سالانه ما نام دارد. با استفاده از این استهلاک آخر هر سال مبلغ به دست آمده را از ارزش کل دارایی کم می‌کنیم.
روش دیگر محاسبه استهلاک روش نزولی نام دارد. ما در این نوع استهلاک فرض می‌کنیم که استفاده از دارایی ثابت نو بیش‌تر از دارایی مصرف شده است. مثلا پرینتری که برای شرکت خریداری کرده‌ایم در سال‌های اول استفاده بیش‌تر مستهلک می‌شود. در قانون مالیاتی ایران برای برخی از دارایی‌های ثابت نرخ استهلاک ارائه می‌دهد. با استفاده از نرخ‌ها که به صورت درصدی ارائه شده‌اند ما در هر سال نرخ درصدی را از بهای تمام شده دارایی کم می‌کنیم. همانطور که گفتیم این نرخ در سال‌های اول بیش‌تر از سال‌های آتی محاسبه می‌شود.
سیستم‌های دارایی برای محاسبه استهلاک به شما اجازه می‌دهند که روش محاسبه استهلاک را انتخاب کرده و سپس اقدام به محاسبه استهلاک دارایی ثابت شما خواهند کرد.
گزارش‌گیری دقیق
مدیر یک شرکت باید قادر باشد در هر زمانی که اراده می‌کند به اسناد مالی و گزارشات دقیق دارایی‌های ثابت دسترسی داشته باشد. یکی دیگر از خدماتی که سیستم‌های دارایی ثابت به شما ارائه می‌کنند در واقع گزارشات حسابداری دقیق تخصص اینگونه نرم‌افزارها به شمار می‌رود.
پلاک‌گذاری دارایی‌ها
هر دارایی که وارد شرکت می‌شود باید با کد مخصوص پلاک گذاری شود. به طور مثال پرینتر و تلفی که به تازگی وارد شرکت شده‌اند باید به محض ورود شناسایی شوند و با کدی که به آن‌ها در سیستم می‌دهید پلاک‌گذاری شوند. پلاک‌گذاری اغلب با چسباندن برچسب روی دارایی‌ها به انجام می‌رسد. روی این برچسب‌ها نام و کد کالا و همچنین لوگوی شرکت چسبانده می‌شود. سیستم‌های دارایی ثابت این کد‌ها را به شما می‌دهند و پلاک‌گذاری را برای شرکت آسان‌تر خواهند کرد.
مدیریت جابجایی دارایی‌ها و اموال
برای توضیح این سرفصل باید با یک سری اصطلاحات آشنا شوید. اولین اصطلاح تحصیل نام دارد. تحصیل دارایی ثابت به فرآیند ورود دارایی به شرکت و ثبت آن در سیستم گفته می‌شود. این دارایی ممکن است به صورت رسمی خریداری شده باشد و برای ثبت آن نیاز به صدور فاکتور با ارزش افزوده و مالیات داشته باشید. سیستم‌های دارایی این کار را برای شما انجام می‌دهند. اما در ادامه مبحث تبدیل دارایی را داریم که در نرم‌افزار حسابداری شرکت‌های بزرگ یک جزء ضروری است.
تبدیل دارایی به این معناست که دارایی ثابت خود را به اوراق بهادار یا وجه نقد تبدیل کنیم. اینگونه فرآیند مالی را تبدیل دارایی ثابت می‌نامیم. مقوله آخر نیز جابجایی دارایی است. فرض کنید برای جابجایی دستگاه تلفن شرکت به شعبه شهری دیگر نیاز به ثبت سند دارید. سیستم‌ها دارایی اینکار را بدون مشکل برای شما انجام می‌دهند و جای نگرانی به جا نخواهند گذاشت.