حسابداران خزانه بیش از هرکس دیگر از اهمیت منظم بودن خزانه آگاه هستند. خزانه‌داری در واقع نگهداری وجود نقد و اسناد‌های دریافتنی و پرداختنی است. اما تنها به این موارد ختم نمی‌شود. در خزانه‌داری شما باید بتوانید تمامی چک‌ها، سفته‌ها و دیگر اسناد را وارد کرده و در زمان مورد نیاز استخراج کنید. به علاوه باید وجوه نقدی و غیر نقدی که وارد شرکت می‌شوند را به خوبی مدیریت کنید. همه این موارد با داشتن زیر سیستم خزانه‌داری به راحتی قابل دسترسی و اجراست.
زیر سیستم خزانه چیست؟
همانطور که می‌دانید همه شرکت‌ها اعم از شرکت‌های خدماتی، تولیدی و بازرگانی به صورت مستقیم یا غیر مستقیم به گونه‌ای با وجوه نقد و اسناد دریافتنی و پرداختنی سروکار دارند. زیر سیستم‌هایی که امروزه به بازار آمده‌اند شما را در انجام امور خزانه‌داری کمک می‌کنند. همچنین بخش بزرگی از وظایف حسابدار خزانه را کم می‌کنند. اگر قصد توسعه سیستم مالی خود را دارید و می‌خواهید این توسعه را با خرید سیستم‌های خزانه داری انجام دهید با ما همراه باشید.
سیستم‌های خزانه‌داری کدام وظایف حسابدار را انجام می‌دهند؟
در زمان‌های گذشته تمام چک‌ها و سفته‌هایی که از بدهکاران دریافت یا به بستانکاران پرداخت می‌شد به صورت دستی توسط حسابدار در دفتر روزنامه نوشته می‌شد. اما کمی بعدتر شاهد ورود سیستم‌های خزانه به بازار شدیم که این موارد را تماما و با دقت تمام در سیستم شما ثبت می‌کنند. مثال‌های زیر درباره این نرم‌افزارها هستند:
یادآوری موعد چک‌ها
اشتباه انسانی رایجی که در میان حسابداران رخ می‌دهد فراموش کردن موعد چک‌هایی است که به تامین‌کنندگان پرداخت می‌شود. سیستم‌های خزانه با در نظر گرفتن موعد وصول چک و چند روز قبل از موعد آن به محض روشن کردن نرم‌افزار، مبلغ و موعد چک را یادآوری می‌کنند. بدین ترتیب حسابدار قادر خواهد بود به موقع از موجودی حساب دسته چک اطمینان حاصل کند. بنابراین از آسیب‌های احتمالی به مجموعه جلوگیری به عمل می‌آید.
حقوق کارمندان
همگی می‌دانیم که پرداخت به موقع حقوق به چه اندازه رضایت کارمندان و کارگران را تامین می‌کند. اگر شرکت روز خاصی در ماه را برای پرداخت حقوق‌ها اختصاص دهد نه تنها کارمندان بلکه حسابداران نیز قادر به برنامه‌ریزی برای بودجه خود و شرکت خواهند بود.
برخی از سیستم‌های خزانه‌داری موجود در بازار این اجازه را به حسابدار می‌دهند که تاریخ خاصی را مشخص کرده و در همان روز اقدام به پرداخت حقوق کنند. فرآیند حسابداری به این روش بهتر و بهینه‌تر پیش می‌رود و امکان خطای انسانی را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد.
نگهداری از سفته‌ها
کارمندان شما از سفته به عنوان ضامن خود در شرکت استفاده می‌کنند. به همین دلیل نگهداری فیزیکی این اسناد اهمیت به سزایی دارد. اما اگر به هر دلیلی این اسناد مفقود شوند شما باید ضرر متحمل شده را پرداخت کنید. سیستم‌های خزانه، اطلاعات سفته‌ها را هنگامی که این اسناد دریافت می‌شوند درج کرده و هر زمان که اختیار کنید برای شما ظاهر می‌کنند.
ثبت اسناد مالی و مغایرت گیری
از ویژگی‌های زیر سیستم خزانه، مغایرت‌گیری است. شاید شرکت بزرگی باشید که روزانه صدها تراکنش در حساب‌های شما اتفاق می‌افتد. حتی اگر بهترین حسابدار را داشته باشید بازهم امکان ثبت نشدن یک تراکنش در سیستم توسط وی وجود دارد. فرآیندهای واحد مالی پیچیده و سر به فلک کشیده هستند. به همین دلیل نرم‌افزارهای خزانه‌داری بخشی را در نظر گرفته‌اند که مغایرت‌گیری نام دارد. با استفاده از این بخش مغایرت‌ها به سرعت رنگی می‌شوند و دیگر نیازی به بررسی تک به تک تراکنش‌ها نیست.
اهمیت زیر سیستم خزانه در شرکت بازرگانی
شرکت‌های بازرگانی با دیگر کشورها در ارتباط هستند و در نتیجه تبادلات ارزی انجام می‌دهند. به منظور نگه‌داشتن آمار خرید و فروش‌ها و ارزهای در رفت و آمد در شرکت سیستمی باید باشد که تمام این اسناد را به دقت ثبت کند. نرخ ارز لحظه‌ای در حال تغییر است و جای افتادن حتی یک سند عوارض مالی خطرناکی برای شرکت به همراه دارد. نرم‌افزار بازرگانی حسابداری به گونه‌ای نقش نرم‌افزار خزانه را با توجه به قیمت روز ارز انجام می‌دهد.
زیر سیستم خزانه برای شرکت‌های تولیدی
خرید و فروش مواد اولیه و کالای تولید شده در واحد‌های تولیدی حرف اول را می‌زند. نرم‌افزار حسابداری شرکت‌های بزرگ با گرایش خزانه‌داری این امکان را به وجود می‌آورد که تمامی سندهای دریافتنی از بدهکاران و پرداختنی به بستانکاران را به روز نگه دارد. همچنین موعد پرداختی‌های شرکت را در زمانی زودتر از موعد به حسابدار یادآوری کند.
در آخر
امروزه با پیشرفت صنعت تولید، برای خزانه‌داری نرم افزارهای متنوعی تولید شده است. این نرم‌افزارها، حسابداران را تا حدود زیادی از انجام کارها به صورت دستی، بی نیاز کرده‌اند. سیستم دریافت و پرداخت سپیدار، یکی از کاملترین نرم افزارهای موجود، برای خزانه داری است. که با امکان انجام عملیات ثبت سندهای خزانه داری، مدیریت اسناد، ثبت انتقال وجه، ثبت دریافت و پرداخت، ثبت تنخواه، تغییر وضعیت سندهای دریافتنی و پرداختنی و … می باشد.