انبارداری به فرآیندی گفته می‌شود که طی آن فرد یا افرادی تمام موجودی انبار را شمارش می‌کنند و موجودی کالاها را با موجودی که در سیستم ثبت شده است تطابق می‌دهند. در این حین سیستم انبارداری به کمک این افراد آمده است. سیستم‌های انبارداری در واقع فرایند انبارداری را با روش اتوماسیون انجام می‌دهند. این روش نه تنها آسان‌تر است؛ بلکه امکان خطای انسانی را تقریبا به صفر می‌رساند.
سیستم انبارداری چیست؟
شرکت‌هایی که به روشی با انبار و انبارداری سروکار دارند می‌دانند که دسترسی سریع به کالاهای داخل انبار به چه میزان مهم است. انبارداران باید اطلاعات دقیق و به روز از موجودی ریالی و عددی هر کالا را هر زمان که مدیریت اراده کند در اختیار وی قرار دهند. گزارش موجودی دقیق شرط اول انبارداری صحیح است. در این میان سیستم انبارداری تا حدودی این کار را برای انبارداران انجام می‌دهد. سری بزنیم به ویژگی‌های یک نرم‌افزار انبارداری قابل اعتماد و کارا که سپیدار سیستم در اختیار مشتریان خود قرار می‌دهد.
ویژگی‌های نرم‌افزار انبارداری
قبل از خرید نرم‌افزارهای انبارداری به کاربردهای آن ها توجه کنید. باید ابتدا تعداد کالاها، نوع شمارش آن‌ها و وسعت انبار را در نظر بگیرید سپس اقدام به خرید نمایید. سیستم انبارداری ما به گونه‌ای پاسخگوی همه انواع شرکت‌ها می‌باشد. با مثال‌های زیر به خوبی به این مورد پی خواهید برد.
قیمت گذاری به روش میانگین موزون
روش‌های مختلفی برای قیمت گذاری وجود دارد که ساده‌ترین و دقیق‌ترین آن روش میانگین موزون است. فرق این روش با دیگر روش‌های قیمت‌گذاری مانند فایفو و لایفو را در ادامه توضیح می‌دهیم.
در روش‌های فایفو و لایفو توجه می‌کنیم که کدام کالاها ابتدا وارد انبار شده‌اند و قیمت‌گذاری را بر حسب آن انجام می‌دهیم. یا برعکس نگاه می‌کنیم که کدام کالا آخرین بار وارد انبار شده است. مشکل این نوع قیمت گذاری، این موضوع تلقی می‌شود که اگر قیمت‌گذاری را بر حسب آخرین کالای وارده انجام دهید باید فروش را نیز دقیقا از میان کالاهایی که آخرین بار به انبار وارد شده‌اند تعیین کنید. اما در اکثر شرکت‌ها کالاهای وارده اولی و آخری از هم تفکیک نمی‌شوند. بنابراین کالاها به صورت مخلوط در انبار قرار دارند. در این مورد باید از روش میانگین موزون استفاده کنیم که تمامی کالاها اعم از اولین وارده و آخرین وارده را شامل می‌شود.
هماهنگ کردن انبار و فروش
مهم است که دقیقا به همان میزان که می‌فروشید کالا از انبار خود در سیستم کم شود. اگر کالایی به فروش برسد اما سیستم در برداشت آن از انبار ناتوان باشد تمام محاسبات و کاردکس کالای شما بی‌اعتبار می‌شود. پس سیستم انبارداری شما باید تعداد کالا در انبار را با میزان فروش به طور دقیق هماهنگ سازد.
انبارگردانی
انبارگردانی، نامی که برای بعضی سردرد و برای بعضی فرآیندی کارآ است. همه ما دیده‌ایم که شرکت‌ها روز‌های طولانی را صرف انبارگردانی خود می‌کنند. این چرخه را آنقدر تکرار می‌کنند که به نتیجه‌ای معقول برسند. سیستم انبارداری شما باید قادر باشد هرزمان که اراده کنید لیست گزارش کالا را برای شما نمایش داده و انبارداری را انجام دهد. به علاوه مطابقت گزارشی که سیستم تهیه می‌کند با شمارشی که در انبار انجام می‌شود بسیار مهم است.
موجودی منفی
موجودی منفی زمانی رخ می‌دهد که شما فروشی را در سیستم به ثبت رسانده‌اید و کالا را از سیستم انبارداری کم کرده‌اید. اما به هر دلیلی این کالا در سیستم موجودی ندارد. به عنوان مثال شما ۵ عدد از کالایی را فروخته‌اید در حالی که موجودی آن در سیستم ۴ عدد است. در این حالت ۱ عدد از کالای مورد نظر موجودی منفی می‌خورد. سیستمی قدرتمند است که قادر به شناسایی این موجودی‌ها باشد و موجودی‌های منفی را به طور دقیق به حسابدار گزارش دهد.
محاسبه مالیات
هر فاکتوری که در سیستم حسابداری ثبت می‌شود باید مالیات ارزش افزوده را محاسبه کرده و به سازمان مالیاتی کشور اعلام کند. حال اگر شما با نرم‌افزار حسابداری شرکت خدماتی مشغول به انجام امور هستید احتمالا می‌دانید که باید مالیات تکلیفی و بیمه را در فاکتورهای خود لحاظ کنید. سیستم انبارداری به طور اتوماتیک این موارد را برای شما محاسبه و کار شما را به میزان قابل توجهی آسان می‌کند.