سیستم خزانه برای سهولت هرچه بیش‌تر کار خزانه‌داران به بازار آمده است که تا حدودی وظایف این نوع افراد را بر عهده می‌گیرد. البته ناگفته نماند که با وجود زیر سیستم قدرتمند خزانه روی سرور شما هنوز هم باید توجه ویژه‌ای به وظایف خود داشته باشید و کار با نرم‌افزار و یادگرفتن با این سیستم را در اولویت خود قرار دهید.
زیر سیستم خزانه چیست؟
وجوه نقدی و غیرنقدی و همچنین اسناد دریافتنی و پرداختنی جزو جدا ناپذیر حسابداری موسسات خدماتی و دیگر موسسات هستند. سیستم خزانه سیستمی هست که در آن تمامی سرمایه‌ها و دارایی‌های نقدی یک شرکت نگهداری می‌شود. به عنوان یک حسابدار یا دانشجوی حسابداری باید بدانید که وظایف خزانه‌دار چیست. اینگونه بهتر می‌توانید سر از کارکرد نرم‌افزارهای خزانه داری یا زیر سیستم خزانه‌داری در آورید. در ادامه به برخی از وظایف حسابدار خزانه اشاره خواهیم کرد.
وظایف یک حسابدار خزانه
باید بدانید که به عنوان حسابدار خزانه فعالیت شما محدود به یک یا دو کار نمی‌شود و باید وقت و انرژی زیادی برای خزانه‌داری بگذارید. به نکات زیر توجه کنید:
ثبت چک و سفته‌ها
چه شرکت داخلی و چه شرکت چندملیتی باشید به طور قطع با چک و سفته درگیر خواهید بود. مهم‌ترین چیزی که سیستم خزانه را به روز نگه می‌دارد ثبت به موقع چک‌ها و سفته‌ها می‌باشد. این اسناد باید به محض تحویل گرفتن در سیستم ثبت شوند که مبادا با مفقود شدن آن‌ها حساب‌ها به هم بریزد. چک و سفته‌ها تنها به اسناد دریافتنی خلاصه نشده و بلکه به اسناد پرداختنی نیز اطلاق می‌شوند.
چک‌های مسترد نشده
در حین کار با سیستم خزانه، به چک‌هایی بر می‌خورید که وصول نشده و به اصطلاح برگشت خورده‌اند. این چک‌ها حتما تا زمان استرداد کامل آن‌ها در محیطی امن محفوظ داشته شوند. چک‌هایی که وصول نمی‌شوند چک‌های مسترد نشده نام دارند.
چک‌های پرداختی
نوشتن چک‌ها اغلب به کمک حسابدار خزانه انجام می‌شود. این فرد می‌بایست چک‌های پرداختنی را در سیستم ثبت کند و از مدیرعامل مربوطه امضا بگیرد. همچنین اگر دسته چک به نام فرد حقوقی یا شرکت می‌باشد باید مهر شرکت در آن چک لحاظ شود.
یادآوری صاحبان شرکت برای تامین مالی
یکی دیگر از وظایف خزانه‌دار توجه به پر بودن حساب برای چک‌ها و پرداختی‌ها است. حسابدار بایستی تاریخ دقیق چک‌های پرداختنی را برای خود یادداشت کند و چند روز قبل از موعد آن‌ها را به مدیریت یادآوری کند. اگر این کار صورت نگیرد و تامین مالی از طرف صاحب دسته چک انجام نشود چک برگشت می‌خورد و زیان‌های اعتباری گوناگونی به شرکت وارد می‌دارد. لازم به ذکر است که اگر از چک‌های بدهکاران برای بستانکاران خود استفاده کرده‌اید حتما مدتی قبل از موعد چک با بدهکاران خود تماس بگیرید و از پر بودن حساب آن‌ها اطمینان حاصل کنید.
پرداخت به موقع حقوق کارکنان
این مسئولیت مهم نیز بر عهده حسابدار خزانه است. اینکه در چه تاریخی و در چه زمانی از ماه باید حقوق کارکنان را پرداخت کنید کاملا به برنامه‌ریزی‌های حسابدار خزانه بستگی دارد. این حسابدار خزانه است که باید مدیریت را اول هرماه برای پرداخت حقوق‌ها آماده کند و مطمئن شود که حسابی که حقوق از آن پرداخت می‌شود موجودی دارد. این امر، گرفتن گزارشات حسابداری را از سیستم خزانه نیز سهولت می‌بخشد.
پشتیبانی و بک‌آپ نرم‌افزار و اسناد مالی
برعکس گذشته بک‌آپ گرفتن و نگهداری از رکوردهای حسابداری دیگر دستی انجام نمی‌شود و سیستم های حسابداری به کمک حسابداران آمده‌اند. تقریبا از هر نرم‌افزاری که استفاده کنید مزیت بک‌آپ را دارا است و این امر به میزان زیادی حسابداری خزانه را برای حسابداران آسان می‌کند.
برخی از نرم‌افزارها به طور خودکار بک‌آپ را انجام داده و برخی دیگر حتما دستی بک‌آپ گیری شوند. در هر دو صورت این وظیفه خزانه‌دار طلقی می‌شود. در سیستم های فروش تحت وب نیز بک‌آپ‌گیری فوق‌العاده مهم و حیاتی است چرا که در صورت برخوردن مشکل در سرور کل فروش‌های یک یا چند دوره از دست می‌رود.
مغایرت‌گیری‌های تنخواه و بانکی
حسابدار خزانه لازم است هرروز با استفاده از پرینت بانکی تمام ثبت‌های خود را با پرینت بانک چک کند و اگر متوجه عدم ثبت یکی از اسناد مالی شد سریعا آن را مغایرت‌گیری کند. این امر در حساب‌های تنخواه‌گردان‌ها نیز صادق است. پس در انتهای روز کاری تمامی بانک‌ها و حساب‌های تنخواه‌‌گردان باید به روز باشند.
یک زیر سیستم خزانه‌داری خوب چه مواردی را شامل می‌شود؟
همانطور که در بالا اشاره کردیم فرآیندهای مدیریت مالی بایستی تحت شعاع بخش خزانه‌داری صورت بگیرند. دراین میان زیر سیستم های خزانه به بازار آمده‌اند که تمامی مسئولیت‌های یک خزانه‌دار را با دقت تمام انجام می‌دهند. اگر بخواهیم به طور خلاصه کارآیی این سیستم ها را در فرآیندهای حسابداری مالی بیان کنیم باید به شکل زیر آن را مطرح کنیم:
- زیر سیستم خزانه‌داری موعد چک‌ها را به صورت خودکار به حسابدار یادآوری می‌کند.
- این سیستم، حالت چک‌ها را از دریافتی به وصول یا عدم وصول تغییر می‌دهد.
- همچنین این سیستم مغایرت های بانکی را با تنها یک کلیک پیدا می‌کند و در صورت نیاز، اصلاح اسناد مالی را به شما پیشنهاد می‌کند.
- به صورت خودکار نرم‌افزار را بک‌آپ می‌گیرد و مانع از دست‌رفتن اطلاعات حسابداری شما می‌شود.